Título de la obra:

Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prácticos

Primera edición, 2012

Diseño de la cubierta: NDENU DISSENY GRÀFIC

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ISBN: 978-84-267-1849-5
ISBN (obra completa): 978-84-267-1533-3
D.L.:

IMPRESO EN GRAFO, S.A.

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APRENDER OUTLOOK 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales herramientas de gestión de la agenda electrónico más conocida y utilizada actualmente. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el usuario será capaz de configurar su cuenta de correo electrónico para poder enviar y recibir mensajes, agregar contactos a su Libreta de direcciones, añadir eventos, citas, notas y tareas y personalizar las diferentes opciones de los elementos del programa según sus preferencias.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, con el fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios del manual, el usuario será capaz de sacar el máximo partido de las principales herramientas de Outlook 2010.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.

A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL

Si usted conoce superficialmente el modo de trabajar con Outlook, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa de gestión de correo electrónico, le resultará también muy útil para consultar sus novedades o repasar aplicaciones específicas que podrá localizar en el índice.

Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio concreto en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre sus propios documentos.

OUTLOOK 2010

Microsoft Office Outlook 2010 es una completa y eficaz herramienta de administración de información y organización de trabajo. Se trata de una aplicación que gestiona el correo electrónico y la agenda personal. Como gestor de correo, permite la comunicación entre personas de todo el mundo a través de mensajes electrónicos, y como agenda personal organiza las tareas y facilita la administración del tiempo.

En este manual, el usuario conocerá las principales herramientas del programa para trabajar con el correo, con los contactos, con el calendario y con el resto de elementos que le ayudarán a mantener organizada y actualizada su agenda personal. Entre las novedades más interesantes que presenta esta versión de Outlook se encuentran la Cinta de opciones, ya incorporada en programas de la suite Office 2007, en la que se distribuyen por categorías las principales herramientas del programa, la Vista programación, que facilita la entrada de citas o eventos en la mejor hora, los pasos rápidos, que permiten aplicar comandos y procedimientos con un solo clic y mejoras en la herramienta de búsqueda instantánea. Con todas estas nuevas características se practicará en las lecciones que componen este manual.

 

001 Abrir y cerrar Outlook 2010

002 Personalizar Outlook para hoy

003 Conocer la interfaz de Outlook 2010

004 Personalizar la Barra de acceso rápido

005 Personalizar la Cinta de opciones

006 Importar y exportar personalizaciones

007 Personalizar el Panel de navegación

008 Personalizar el Panel de lectura

009 Crear, mover y eliminar carpetas

010 Establecer carpetas como favoritas

011 Vaciar la carpeta de elementos eliminados

012 Asignar página web a una carpeta

013 Configurar la función Autoarchivar

014 Establecer Outlook como gestor predeterminado

015 Configurar cuentas de correo

016 Cambiar la configuración de la cuenta

017 Crear una firma

018 Utilizar el Asistente para reglas

019 Modificar reglas

020 Configurar las alertas de escritorio

021 Redactar y enviar mensajes

022 Aplicar formato a los mensajes

023 Cambiar el fondo de los mensajes

024 Definir propiedades para los mensajes

025 Firmar mensajes

026 Enviar copias y copias ocultas de los mensajes

027 Adjuntar archivos en mensajes

028 Adjuntar elementos de Outlook en mensajes

029 Configurar el editor de mensajes de Outlook

030 Comprobar la ortografía de los mensajes

031 Establecer un seguimiento para los mensajes

032 Añadir etiquetas a los mensajes

033 Categorizar mensajes

034 Opciones de enviar y recibir

035 Escoger una cuenta para enviar mensajes

036 Responder a un mensaje

037 Previsualizar datos adjuntos

038 Abrir y guardar archivos adjuntos en mensajes

039 Enviar mensajes desde otros programas de Office

040 Mover un mensaje a una carpeta

041 Copiar, guardar y eliminar mensajes

042 Imprimir mensajes

043 Opciones del Correo electrónico no deseado

044 Limpiar el buzón

045 Trabajar con pasos rápidos

046 Agregar contactos

047 Completar datos de contactos

048 Diseñar tarjetas de presentación electrónicas

049 Crear grupos de contactos

050 Agregar contactos a un grupo de contactos

051 Asignar categorías a los contactos

052 Reenviar contactos

053 Eliminar contactos

054 Crear mensajes para los contactos

055 Agrupar y ordenar contactos por vistas

056 Administrar vistas de contactos

057 Imprimir un listado de todos los contactos

058 Combinar correspondencia

059 Exportar la lista de contactos

060 Programar una cita

061 Definir una cita como periódica

062 Etiquetar citas

063 Convocar una reunión

064 Enviar archivos adjuntos con una convocatoria

065 Usar la vista Programación

066 Agregar días no laborables al calendario

067 Configurar el horario laboral

068 Abrir calendarios desde Internet

069 Abrir calendarios desde Internet

070 Crear instantáneas de calendarios

071 Ver configuración del calendario

072 Ver actividades por día, por semana o por mes

073 Vistas predefinidas en el Calendario

074 Programar avisos para actividades

075 Imprimir un calendario

076 Enviar calendario por correo electrónico

077 Guardar un calendario

078 Configurar el Diario

079 Usar la función Autoarchivar del Diario

080 Registrar una entrada en el Diario

081 Personalizar la vista del Diario

082 Configurar la barra Tareas pendientes

083 Crear una tarea

084 Asignar una tarea

085 Crear una tarea periódica

086 Configurar el aspecto de las tareas

087 Visualizar las tareas asignadas

088 Enviar informes de estado

089 Cambiar las vistas de las tareas

090 Trabajar con la Lista de tareas diarias

091 Crear y guardar notas

092 Configurar el aspecto de las notas

093 Organizar las notas

094 Enviar una nota por correo electrónico

095 Eliminar notas

096 Buscar elementos

097 Usar la búsqueda avanzada

098 Crear carpetas de búsqueda

099 Buscar y agregar fuentes RSS

100 Buscar ayuda en Outlook

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2010 es una de las aplicaciones que forman parte de la suite de Office. Se trata de una completa y eficaz herramienta de administración de información y organización de trabajo que gestiona el correo electrónico y la agenda personal. Como gestor de correo, permite la comunicación entre personas de todo el mundo a través de mensajes electrónicos y como agenda personal organiza las tareas y facilita la administración del tiempo.

1.Al instalar Office 2010, aparece automáticamente el icono de acceso directo a Microsoft Outlook en el menú Inicio. Además, la carpeta de Microsoft Office se ubica en el comando Todos los programas de ese mismo menú, y en ella se encuentran los accesos a las diferentes aplicaciones que conforman la suite. En este sencillo ejercicio aprenderemos a abrir y cerrar Outlook. Pulse sobre el botón Inicio de la Barra de tareas y haga clic sobre el acceso directo a Microsoft Office Outlook para acceder al programa.

Si no dispone del acceso directo a Outlook en el menú Inicio, localícelo en la carpeta de Microsoft Office en el elemento Todos los programas.

2.Outlook se abre mostrando la ventana Outlook para hoy, que conoceremos en profundidad más adelante. Para cerrar la aplicación puede utilizar el botón de aspa de su Barra de título o la opción Salir del menú Archivo. En esta ocasión, cierre el programa pulsando el botón de aspa de su Barra de título.

3.Volvemos así al Escritorio. Vamos a volver a abrir el programa para cerrarlo después desde el menú Archivo. Pulse sobre el botón Inicio y haga clic en el acceso directo a Microsoft Office Outlook.

4.Antes de cerrar nuevamente el programa, vamos a ver cómo podemos hacer que se muestre otra carpeta al abrirlo. Haga clic en la nueva pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.

5.Se abre así el cuadro Opciones de Outlook, desde el que podemos cambiar la configuración del programa. Pulse sobre la categoría Avanzado en el panel de la izquierda.

6.Observe que la opción del apartado Inicio y salida de Outlook permite cambiar la carpeta que se mostrará al arrancar el programa. Usando el botón Examinar se accede al cuadro Seleccionar carpeta, en el que debemos seleccionar la carpeta que queremos mostrar. Pero de momento mantendremos la configuración predeterminada. Pulse el botón Cancelar para cerrar el cuadro Opciones de Outlook.

7.Para acabar este ejercicio, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Salir.

Desde la nueva pestaña Archivo podemos acceder al cuadro de opciones de Outlook y salir de la aplicación.

OUTLOOK PARA HOY ES EL ELEMENTO de Outlook que recoge en un mismo espacio todas las tareas, eventos, citas y mensajes pendientes para cada día, por lo que resulta práctico mostrarlo como página de inicio del programa. El usuario tiene la posibilidad de personalizar Outlook para hoy a su gusto y según sean sus necesidades, no sólo en cuanto al diseño sino también, y sobre todo, en cuanto a los elementos que deben visualizarse.

1.Empezamos este ejercicio en el que aprenderemos a personalizar el elemento Outlook para hoy con Outlook 2010 abierto. Como vimos en el ejercicio anterior, según las preferencias predeterminadas de Outlook, la ventana Outlook para hoy se muestra por defecto al iniciar el programa. Desde esta ventana se tiene acceso al Calendario, al cuadro de Tareas y al correo. En el apartado Mensajes, se muestra el número de mensajes recibidos, el de mensajes pendientes de envío y el de mensajes contenidos en la carpeta Borrador. Supongamos que no nos interesa que se visualice la carpeta Borrador. Haga clic en el vínculo Personalizar Outlook para hoy, situado en la parte superior derecha de la ventana.

Recuerde que puede cambiar la ventana que se mostrará al acceder a Outlook desde la categoría Avanzadas del cuadro de opciones del programa.

2.Se abre la ventana Personalizar Outlook para hoy en la que podemos elegir cómo queremos que se muestre la visualización de los iconos a la hora de acceder a Outlook, de manera que nos muestre por orden de preferencia o importancia las tareas y mensajes. Pulse el botón Elegir carpetas del apartado Mensajes y, en la ventana Seleccionar carpeta, desactive la carpeta Borrador y pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios.

3.Para comprobar los cambios en la ventana principal de Outlook para hoy pulse en el vínculo Guardar cambios.

4.Inmediatamente, volvemos a la página inicial de este elemento. Observe que, en el área Mensajes, ahora sólo se muestran la Bandeja de entrada y la Bandeja de salida. A continuación, vamos a modificar el número de días que queremos visualizar en el Calendario. Haga clic de nuevo en el vínculo Personalizar Outlook para hoy.

5.En el apartado Calendario, haga clic sobre el botón de flecha del único campo disponible y elija, por ejemplo, el valor 3.

De este modo, se mostrarán las actividades planeadas durante los siguientes 3 días a partir de la fecha actual.

6.Vamos a especificar también que en el apartado de las tareas programadas se muestren sólo las que lo están para el día de hoy. Haga clic en el botón de opción Las tareas para hoy del apartado Tareas y active también la opción Incluir tareas sin fecha de vencimiento.

7.La ventana Outlook para hoy se muestra en el formato estándar, pero cuenta con varios estilos de presentación. Despliegue la lista de estilos y elija, por ejemplo, el estilo Verano.

En la parte inferior del apartado Estilos podemos comprobar el aspecto del estilo seleccionado.

8.Para terminar, haga clic en el vínculo Guardar cambios.

OUTLOOK 2010 CUENTA CON UNA INTERFAZ más intuitiva y de fácil acceso que la de versiones anteriores. Las barras de herramientas activas al iniciar Outlook 2010 son la Barra de herramientas de acceso rápido, la Cinta de opciones, el Panel de navegación y la Barra de estado. La Barra de herramientas de acceso rápido incluye las herramientas de trabajo con ficheros más habituales. En la Cinta de opciones se ubican los comandos que en versiones anteriores a Outlook 2007 podíamos encontrar en la Barra de menús o en las diferentes barras de herramientas. El panel de navegación, por su parte, muestra los accesos a los diferentes elementos del programa: correo, calendario, contactos, tareas, notas, lista de carpetas y diario. Ocupando la mayor parte de la pantalla, se muestra el contenido del elemento seleccionado en el Panel de navegación y, en la parte inferior, se ubica la Barra de estado.

1.En este ejercicio realizaremos un paseo por los elementos que componen la interfaz de Outlook 2010. Situada en la parte superior se halla la Barra de título, donde, además del nombre del programa y del elemento seleccionado, se muestran los botones que permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo y cerrarlo. Minimice Outlook pulsando el primero de los iconos situados en el extremo derecho de la Barra de título.

2.El programa queda así minimizado a modo de botón expandido en la Barra de tareas de Windows. Para maximizarlo, pulse ese botón.

3.A la izquierda de la Barra de título se ubica la Barra de herramientas de acceso rápido, donde se encuentran los iconos de las herramientas Enviar y recibir todas las carpetas y Deshacer. Pulse el botón de punta de flecha de esa barra y seleccione la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones.

Desde el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido podemos cambiar la ubicación de este elemento de la interfaz de Outlook 2010.

4.Para devolver la Barra de herramientas de acceso rápido a su ubicación original, despliegue de nuevo su menú de opciones y elija Mostrar encima de la cinta de opciones.

5.Bajo la Barra de herramientas de acceso rápido encontramos la Cinta de opciones, renovada en esta versión de Outlook con la ficha Archivo, que contiene las acciones más habituales del trabajo con archivos. Pulse en la pestaña Archivo.

6.Efectivamente, desde esta nueva ficha podemos guardar datos, abrir documentos, acceder a las opciones de configuración del programa, etc. Sitúese en la ficha Inicio.

En Outlook 2010 la ficha Archivo sustituye al conocido botón de Office de versiones anteriores, conservando su función.

7.A la izquierda de la ventana de trabajo y dispuesto verticalmente se muestra el Panel de navegación, donde se encuentran los botones de acceso a los diferentes elementos y carpetas del programa. Por defecto, se abre automáticamente el panel Correo, pero basta con pulsar sobre cualquier otro elemento para activarlo en el panel y mostrarlo en el Área de trabajo. Haga clic, por ejemplo, sobre el botón Calendario.

8.Para ocultar componentes de la interfaz del programa debemos acceder a la ficha Vista de la Cinta de opciones. Hágalo, pulse en el comando Panel de navegación y seleccione la opción Desactivado.

Como ve, también puede activar y desactivar el Panel de navegación pulsando la combinación de teclas Alt.+F1.

9.Para mostrarlo de nuevo, pulse el mismo comando y haga clic sobre la opción Normal.

10.El último elemento de la interfaz de Outlook que nos falta por conocer es la Barra de estado, situada en la parte inferior de la ventana. Pulse sobre ella con el botón derecho del ratón, haga clic sobre la opción Zoom para ocultar este elemento y actívelo de nuevo antes de cerrar este menú contextual.

COMO SE HA VISTO EN EL EJERCICIO ANTERIOR, la Barra de herramientas de acceso rápido se ubica por defecto sobre la Cinta de opciones, pero es posible colocarla por debajo de ese elemento. Además, el menú de opciones de la Barra permite añadirle iconos que no aparecen por defecto y acceder al cuadro de opciones de Outlook para continuar con su personalización.

1.En este ejercicio conoceremos las opciones de personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido de Outlook. Empezaremos comprobando que es posible agregarle iconos desde la Cinta de opciones. Sitúese en la ficha Inicio, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la herramienta Libreta de direcciones y elija la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido de su menú contextual.

Existen distintas maneras de agregar iconos a la Barra de herramientas de acceso rápido.

2.El icono de esa herramienta se añade automáticamente a la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la herramienta Libreta de direcciones de la Barra de herramientas de acceso rápido y elija la opción Eliminar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para eliminar un icono de la Barra de herramientas de acceso rápido podemos usar nuevamente su menú contextual o acceder a la sección de personalización de la Barra del cuadro de opciones de Outlook.

3.También podemos agregar y eliminar iconos de la Barra desde su menú de opciones. Despliéguelo.

4.En el menú que se despliega se listan una serie de herramientas de uso común que podemos agregar rápidamente a la Barra. Pulse, por ejemplo, sobre la herramienta Eliminar.

5.Para quitar este icono bastará con desactivarlo en el menú de la Barra. Despliéguelo y desactive la herramienta Eliminar.

6.Por último, accederemos al cuadro de opciones de Outlook para comprobar que podemos añadir a la Barra de herramientas de acceso rápido cualquier herramienta del programa. Despliegue una vez más el menú de la Barra y pulse sobre la opción Más comandos.

7.El cuadro Opciones de Outlook aparece mostrando activa la categoría Barra de herramientas de acceso rápido. En la lista de la derecha puede ver los iconos que incluye la Barra en estos momentos. Supongamos que queremos añadirle una herramienta que no se encuentra en la Cinta de opciones. Pulse el botón de punta de flecha del campo Comandos disponibles en y elija Comandos que no están en la Cinta de opciones.

8.Desplácese por la lista de herramientas con ayuda de la Barra de desplazamiento vertical hasta localizar la herramienta Marcar como no leído y añádala a la lista de la derecha pulsando el botón Agregar.

9.Pulse el botón Aceptar y compruebe que el icono de la herramienta Marcar como no leído aparece ya en la Barra.

Podemos agregar cualquier herramienta de Outlook a la Barra de herramientas de acceso rápido desde su cuadro de opciones.

10.Acabaremos el ejercicio restableciendo la configuración predeterminada de la Barra. Despliegue una última vez su menú de opciones y pulse en Más comandos.

11.Pulse el botón Restablecer y elija la opción Restablecer únicamente la barra de herramientas de acceso rápido.

12.Confirme que desea restaurar la Barra pulsando el botón Sí del cuadro Restablecer personalizaciones y haga clic en el botón Aceptar del cuadro Opciones de Outlook.

EN LA CINTA DE OPCIONES SE ENCUENTRAN, distribuidas en fichas, las herramientas de trabajo de Outlook que en versiones anteriores a Outlook 2007 encontrábamos en la Barra de menús o en las diferentes barras de herramientas. Cada ficha de la Cinta cuenta a su vez con grupos de herramientas de diferentes categorías que incluyen las herramientas relativas a la acción a la que hacen referencia.

1.Para empezar este ejercicio en el que conoceremos las opciones de personalización de la Cinta de opciones de Outlook la minimizaremos para que muestre únicamente los nombres de las pestañas. Pulse el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho de la Cinta, junto al icono de ayuda.

2.Ahora la Cinta muestra sólo los nombres de las pestañas, pero no su contenido. Usando el icono de punta de flecha podemos volver a expandirla. Haga clic sobre la pestaña Inicio para ver las herramientas que incluye.

El menú contextual de las fichas de la Cinta de opciones también incluye una opción que permite minimizarla en pestañas.

3.Para que la Cinta vuelva a mostrarse expandida, podemos hacer doble clic sobre la pestaña o bien usar el icono de chincheta situado en su extremo derecho. Use el método que prefiera para recuperar el aspecto predeterminado de la Cinta.

4.Los iconos que aparecen junto al nombre de algunos grupos de herramientas son los denominados iniciadores de cuadro de diálogo. Pulse sobre el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Ir a.

5.En este caso se abre el cuadro de diálogo Ir a fecha, que puede cerrar ya pulsando el botón Cancelar.

6.Al igual que ocurre con la Barra de herramientas de acceso rápido, podemos personalizar la Cinta de opciones para que muestre unas u otras fichas, cambiar el orden de las mismas, añadirles herramientas y grupos de herramientas, etc., desde la categoría adecuada del cuadro de opciones de Outlook. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y haga clic en la opción Personalizar la cinta de opciones.

7.Se abre así el cuadro Opciones de Outlook con la categoría Personalizar cinta de opciones activa. Como ve, los botones situados bajo la lista de fichas permiten añadir nuevas fichas y nuevos grupos de herramientas y cambiarles el nombre. Haga clic sobre la ficha Vista y pulse el botón Cambiar nombre.

Para mostrar y ocultar fichas en la Cinta de opciones active o desactive su correspondiente casilla de verificación en el cuadro de opciones de Outlook.

8.En el campo Nombre para mostrar del cuadro Cambiar nombre escriba el término Ver y pulse el botón Aceptar.

9.Ahora pulse el signo + situado a la izquierda del nombre de la ficha Ver y haga clic en el botón Nuevo grupo.

10.Ahora podríamos localizar y seleccionar los comandos que queremos añadir al nuevo grupo en la lista de la izquierda y llevar a cabo la adición con el botón Agregar. Sin embargo, omitiremos esta operación y veremos cuál es el aspecto de la Cinta tras los cambios realizados en ella. Pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Outlook.

11.Puede comprobar que el nombre de la pestaña Vista ha cambiado por Ver. Pulse sobre ella y observe que aparece un nuevo grupo de herramientas sin comandos al final de la ficha.

Outlook permite cambiar los nombres de las fichas de la Cinta de opciones según nos convenga.

EN LAS CATEGORÍAS DE PERSONALIZACIÓN de la Cinta de opciones y de la Barra de herramientas de acceso rápido encontramos el botón Importar o exportar, con el que podemos exportar una configuración personalizada de estos elementos a un archivo que podrá ser posteriormente importado y usado en otro equipo.

1.En este ejercicio aprenderemos a exportar e importar la configuración actual de la Cinta de opciones y de la Barra de herramientas de acceso rápido. Recuerde que en el ejercicio anterior cambiamos el nombre de la ficha Vista por Ver y le añadimos un grupo de herramientas vacío. Vamos a agregar también un icono a la Barra de herramientas de acceso rápido. Despliegue el menú de opciones de esta barra y añádale, por ejemplo, el icono de la herramienta Imprimir.

Recuerde que si el icono que desea añadir a la Barra de herramientas de acceso rápido no se encuentra en este menú de opciones deberá acceder al cuadro Opciones de Outlook.

2.Para acceder al cuadro de opciones de Outlook, despliegue nuevamente el menú de la Barra de herramientas de acceso rápido y pulse en la opción Más comandos.

3.Pulse el botón Importar o exportar y elija la opción Exportar todas las personalizaciones.

4.En el cuadro Guardar archivo puede comprobar que el archivo resultante de la exportación tendrá la extensión .exportedUI. Mantenga la ubicación de destino y el nombre predeterminados y pulse el botón Guardar.

5.A continuación restableceremos las configuraciones predeterminadas de la Cinta y de la Barra para después importar las personalizadas que acabamos de almacenar. Pulse el botón Restablecer y elija la opción Restablecer todas las personalizaciones.

Recuerde que el botón Restablecer permite restablecer únicamente la Barra de herramientas de acceso rápido o todas las personalizaciones.

6.Confirme que desea eliminar todas las personalizaciones de la Cinta y de la Barra de herramientas de acceso rápido para Outlook pulsando el botón Sí del cuadro de diálogo que aparece en pantalla.

7.Sin tener que cerrar el cuadro Opciones de Outlook puede comprobar que la Barra de herramientas de acceso rápido vuelve a mostrar sus dos iconos predeterminados y que la ficha Vista ha recuperado su nombre. Pulse el botón Importar o exportar y seleccione la opción Importar archivo de personalización.

Al poder importar la personalización, es posible hacer que los programas de la suite Office presenten la misma apariencia que usan nuestros compañeros de trabajo o de diferentes equipos.

8.Ahora debemos localizar y seleccionar nuestro archivo de personalización en el cuadro Abrir archivo. Hágalo y pulse el botón Abrir.

9.Confirme que desee reemplazar todas las personalizaciones existentes de la cinta y de la Barra de herramientas de acceso rápido pulsando el botón Sí del cuadro que aparece en pantalla.

10.¡Correcto! De nuevo se actualizan esos elementos para mostrar nuestra personalización. Acabe el ejercicio restableciendo de nuevo la Cinta y la Barra y aceptando el cuadro Opciones de Outlook.

EL PANEL DE NAVEGACIÓN, situado en la parte izquierda de la interfaz de Outlook, muestra los accesos a los diferentes elementos del programa, esto es, al correo, al calendario, a los contactos, a las tareas, a las notas, a la lista de carpetas y al diario. También este elemento se puede configurar para que muestre unos u otros botones con un orden específico.

1.Como ya vimos en un ejercicio anterior, al acceder a Outlook 2010 se muestra de manera predeterminada el elemento Correo en el Panel de navegación, pero basta con pulsar sobre cualquier otro elemento para activarlo y mostrarlo en el Área de trabajo. Empezamos el ejercicio en el elemento Calendario; para volver al elemento Correo, pulse sobre su correspondiente botón del Panel de navegación.

El Panel de navegación muestra unos botones predeterminados que podemos personalizar según nos convenga.

2.Para contraer el Panel de navegación podemos usar la flecha que aparece en la parte superior de la derecha del mismo o bien la opción Minimizado del comando Panel de navegación de la ficha Vista. Siga uno de estos procedimientos.

3.Automáticamente el panel se minimiza, aunque los botones de acceso a los diferentes elementos continúan estando visibles. Para ocultar completamente el Panel de navegación, sitúese en la ficha Vista, pulse en el comando Panel de navegación y elija la opción Desactivado.

4.Para mostrar de nuevo el Panel de navegación, pulse la combinación de teclas Alt.+F1.

5.En la parte inferior del Panel de navegación se muestran los botones de acceso a varios elementos más (Calendario, Contactos, Tareas...) y los iconos de otros tantos (Notas, Lista de carpetas..). Vamos a ver ahora cómo podemos añadir un botón más al panel y también cómo podemos mostrarlo expandido. Haga clic en el botón de punta de flecha situado junto a los tres iconos de la parte inferior, pulse sobre la opción Agregar o quitar botones y, en el submenú que se despliega pulse sobre la opción Diario.

6.Seguidamente haremos que el icono correspondiente al elemento Notas se convierta en un botón expandido. Haga clic nuevamente en el botón de flecha situado junto al icono Diario y pulse sobre la opción Mostrar más botones.

Use las opciones Mostrar más botones y Mostrar menos botones para añadir o quitar botones del Panel de navegación.

7.Observe que el botón Notas se ha añadido al panel. Para acabar el ejercicio comprobaremos que este elemento dispone también de su propio cuadro de opciones. Pulse una vez más el botón de flecha situado junto a los iconos del panel y elija Opciones del panel de navegación.

8.Como ve, desde el cuadro Opciones del panel de navegación también podemos agregar y ocultar iconos, cambiar el orden en que éstos se muestran, modificar la fuente de los elementos que se muestran en la parte superior del panel y recuperar el aspecto inicial del panel. Pulse el botón Restablecer y salga del cuadro pulsando el botón Aceptar.