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1. Aplicar un sistema de gestión ambiental

1.1. Gestión ambiental

Las expectativas de la sociedad sobre el desarrollo sostenible siguen evolucionando debido a las presiones crecientes ejercidas sobre el entorno por la contaminación, la escasez de recursos naturales y el calentamiento global. Los gobiernos han respondido con legislaciones estrictas. Las organizaciones han reaccionado controlando sus impactos ambientales, principalmente a través de la prevención de la contaminación y la gestión de sus flujos de residuos. Más recientemente, se ha puesto el énfasis y se han hecho esfuerzos positivos hacia la conservación de los recursos naturales y la reducción del uso de combustibles fósiles para la generación de energía. Pero las expectativas para que las organizaciones sean más proactivas en la protección del entorno contra el daño y la degradación siguen creciendo.

La gestión ambiental abarca los esfuerzos de una organización por controlar su interacción con el entorno y los efectos que causa sobre el mismo, con el fin de minimizar los impactos ambientales adversos y aprovechar los impactos ambientales positivos. Esta es una responsabilidad fundamental para todas las organizaciones. Los grupos de partes interesadas que ejercen presión y obligan a las organizaciones a rendir cuentas por su huella ambiental están aumentando; estas partes interesadas incluyen juntas directivas, empresas aseguradoras, inversores, clientes, miembros de la comunidad, reguladores y empleados. Las organizaciones no gubernamentales extienden estas presiones, haciendo a países, sectores y, por supuesto, organizaciones responsables de la reducción de contaminantes.

Un sistema de gestión ambiental (SGA) es un enfoque utilizado por las organizaciones desde la década de 1990 para gestionar sus interacciones con el entorno de una forma planificada y sistemática. Comprende un conjunto integral de procesos usados por la organización para establecer y ejecutar sus políticas y objetivos. Estos procesos abarcan estructura organizacional, roles y responsabilidades, planificación, operaciones y evaluación del desempeño. Cuando se implementa conjuntamente, este sistema de procesos se concentra en hacer que las mejoras se incrementen a lo largo del tiempo.

ISO 14001 proporciona el marco para la mejora continua de la gestión ambiental. Incorpora técnicas probadas implementadas en todo el mundo, y es aceptado internacionalmente. Es un marco de trabajo voluntario que una organización decide emprender libremente. No contiene especificaciones de producto ni establece requisitos en materia de resultados de desempeño. Organizaciones de todo tipo y tamaño, ya estén localizadas en un país desarrollado, en transición o en desarrollo, pueden establecer por sí mismas objetivos de desempeño ambiental y usar ISO 14001 para alcanzar esos objetivos.

La mayoría de las organizaciones que han implantado ISO 14001 han atestiguado una mejora significativa en minimización de residuos, ahorro de energía y mejoría en su estado de conformidad. Estas ganancias se han obtenido a la vez que se mejoraba la eficiencia operativa y se ahorraba dinero. Entre los factores cruciales para el éxito se incluyen:

• Liderazgo y compromiso por la alta dirección.

• Selección de iniciativas ambientales dirigidas a los impactos ambientales significativos y alineadas con otras prioridades del negocio, especialmente cuando procuran una ventaja competitiva.

• Desarrollo de una cultura medioambiental proactiva a través de todos los niveles y funciones de la organización.

En la tabla 1.1 se proporciona un resumen de los componentes claves de un sistema de gestión ambiental basado en ISO 14001:2015. Una vez lo haya implantado por completo, una organización estará en camino para contribuir al “pilar ambiental” de la sostenibilidad.

Tabla 1.1. Componentes claves de ISO 14001:2015

Conceptos clave en ISO 14001:2015
PLANIFICAR	1.	Comprender la organización y su contexto, incluidas las condiciones ambientales
	2.	Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y determinar con cuáles de ellas cumplirá la organización
	3.	Determinar el alcance (es decir, límites y aplicabilidad) del SGA
	4.	Establecer e implementar el sistema de gestión ambiental
	5.	Obtener el compromiso de liderazgo de la alta dirección
	6.	Establecer una política ambiental
	7.	Asignar responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes
	8.	Identificar los aspectos ambientales y sus impactos ambientales asociados, tomando en consideración el ciclo de vida del producto / servicio
	9.	Determinar la aplicabilidad de sus requisitos legales y otros requisitos y tratarlos dentro del SGA
	10.	Determinar los riesgos y oportunidades prioritarios para los resultados pretendidos del SGA, incluidos los relacionados con aspectos ambientales significativos, requisitos legales y otros requisitos, y otras cuestiones y requisitos
	11.	Planificar la toma de acciones para abordar aspectos ambientales significativos, requisitos legales ambientales y otros riesgos y oportunidades prioritarios
	12.	Planificar cómo integrar las acciones en sus procesos de negocio y cómo evaluar la eficacia de esas acciones
	13.	Establecer uno o más objetivos ambientales y un plan para lograrlos, incluyendo indicadores para el seguimiento del progreso
HACER	1.	Proporcionar los recursos necesarios para implementar y mantener el SGA
	2.	Determinar las habilidades y conocimientos necesarios para el SGA para obtener la competencia necesaria, incluyendo cualquier formación requerida
	3.	Suscitar la toma de conciencia sobre el SGA
	4.	Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas
	5.	Crear, actualizar y controlar la información documentada necesaria para la eficacia del SGA, así como la requerida por ISO 14001
	6.	Planificar, implementar y controlar las operaciones y procesos necesarios para cumplir los requisitos del SGA
	7.	Prepararse para situaciones de emergencia y responder a ellas
VERIFICAR	1.	Hacer seguimiento, medir, analizar y evaluar el desempeño ambiental
	2.	Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables
	3.	Realizar auditorías internas periódicas del SGA
	4.	Revisar el SGA para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continuadas
ACTUAR	1.	Realizar mejoras mediante la toma de medidas para lograr los resultados previstos en el SGA
	2.	Adoptar medidas para abordar la no conformidad y evitar su repetición
	3.	Actuar para la mejora continua de la conveniencia, adecuación y eficacia del SGA, concentrándose en elementos que mejoren el desempeño ambiental

1.2. El modelo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar e ISO 14001

Las organizaciones de éxito han observado que la gestión de su negocio de forma sistemática les permite alcanzar de forma coherente sus objetivos estratégicos. Los métodos sistemáticos utilizados pueden variar en sus detalles, pero habitualmente incluyen los elementos siguientes:

• Planificación.

• Operación y control.

• Seguimiento y revisión.

• Actuación para la mejora.

El modelo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) proporciona un proceso continuado e iterativo que conduce a la mejora continua del proceso. Se trata de una metodología probada que permite a la organización establecer compromisos en sus políticas y actuar de manera sistemática para cumplir con esos compromisos. Este modelo es el enfoque subyacente usado en ISO 14001. Es un proceso que puede ser aplicado al SGA como un todo y a cada uno de sus elementos individuales para mejorar de forma continua el desempeño ambiental.

La figura 1.1 ilustra el modelo PHVA cuando se aplica a la totalidad del SGA. La figura 1.2 ilustra, a título demostrativo, su aplicación a un único elemento, la competencia.

Figura 1.1. Modelo PHVA aplicado a un SGA

Figura 1.2. PHVA aplicado a un solo elemento del SGA: competencia

1.3. ¿Qué es nuevo en la versión 2015 de ISO 14001?

El lanzamiento de la revisión de ISO 14001 comenzó a principios de 2012. Dos motores impulsores para la revisión fueron:

1) Nuevas reglas para las normas de sistemas de gestión ISO que requerían una estructura común, un conjunto fundamental de requisitos y términos y definiciones básicas comunes2.

2 Directivas ISO/IEC, Parte 1, Suplemento ISO Consolidado – Procedimientos específicos para ISO, Anexo SL.

2) Recomendaciones identificadas por los miembros del TC 207/SC 1 que estudiaron los retos asociados a la implementación del SGA desde la primera publicación de ISO 14001 en 1996, entre ellos las expectativas en evolución de las partes interesadas y los avances en las prácticas de gestión3.

3 ISO/TC 207/SC 1 Future challenges Study Group N 9. Final report on the future challenges of EMS and ISO 14001. 2010.

Además, la retroalimentación por los usuarios de más de 5000 organizaciones proporcionó una valiosa entrada de datos para la revisión de ISO 140014. A continuación se describen los cambios principales.

4 ISO/TC 207/SC 1. ISO 14001 Continual Improvement Survey 2013 – Final Reports and Analysis (N1016). 2014.

Dirección estratégica ambiental: para entender el contexto de la organización, se ha incorporado un nuevo requisito para identificar y aprovechar las oportunidades estratégicas en beneficio tanto de la organización como del entorno. Las oportunidades pueden surgir de problemas o de circunstancias cambiantes relacionadas con la organización. Se presta especial atención a las condiciones ambientales locales, regionales o globales que puedan afectar a la organización o ser afectadas por ella, así como a las necesidades y expectativas relevantes asociadas de partes interesadas (incluidos los requisitos reglamentarios).

Pensamiento basado en riesgos: una vez identificadas las cuestiones estratégicas descritas, la organización decide cuáles son una prioridad a abordar en su sistema de gestión ambiental, basándose en la importancia de mitigar los efectos adversos o en el valor de aprovechar los efectos beneficiosos sobre la organización. El pensamiento basado en riesgos relacionado con la evaluación de los aspectos ambientales asociados con las actividades, productos y servicios de una organización está contenido en la versión 2015 de la norma.

Liderazgo: para asegurar el éxito del sistema, se ha añadido un nuevo apartado que asigna responsabilidades específicas para quienes ejercen roles de liderazgo para promover la gestión ambiental dentro de la organización.

Protección del medio ambiente: se espera de las organizaciones que cumplan un compromiso de política ambiental para proteger proactivamente el medio ambiente del daño y la degradación. Este compromiso incluye la prevención de las iniciativas contaminantes, y también puede incluir otras áreas pertinentes para su contexto, como el uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático, la protección de biodiversidad y ecosistemas, etc.

Desempeño ambiental: en adición a un nuevo requisito para implementar oportunidades de mejora que sustenten el logro de los resultados previstos, se pone el énfasis en concentrar los esfuerzos de mejora continua sobre los elementos del sistema de gestión que impulsen una mejora del desempeño ambiental, como son los controles continuados de la mejora operacional para reducir emisiones, vertidos y residuos hasta los niveles objetivo establecidos por la alta dirección.

Perspectiva del ciclo de vida: además de gestionar aspectos ambientales asociados con los bienes y servicios suministrados y con sus procesos de producción, las organizaciones necesitarán plantearse si pueden aplicar controles o influir en la gestión de los aspectos ambientales asociados con el diseño del producto, su transporte, uso, tratamiento al fin de la vida útil o disposición final.

Comunicación: ha sido añadido el desarrollo de un proceso de comunicación con el mismo énfasis sobre las comunicaciones internas y las externas.

Evaluación de la eficacia: la necesidad de evaluar la eficacia del SGA se ha ampliado desde los requisitos de 2004. Previamente, solo debían ser evaluadas la eficacia de las acciones correctivas y preventivas y la eficacia del SGA (durante la revisión por la dirección). En la versión de 2015, se han relacionado los siguientes requisitos adicionales con la eficacia del SGA:

• La alta dirección asume la responsabilidad por la eficacia del SGA.

• Revisar la eficacia de las acciones planificadas para abordar riesgos y oportunidades.

• Evaluar la eficacia de las acciones llevadas a cabo para adquirir competencia.

• Asegurar que el personal entiende sus roles en la consecución de la eficacia del SGA.

• Evaluar la eficacia del SGA.

En todos los casos, una organización puede usar los elementos de evaluación del desempeño de ISO 14001 para evaluar la eficacia (es decir, seguimiento y medición, evaluación del cumplimiento, auditoría interna y revisión por la dirección).

Resultados previstos: este concepto nuevo incluido en 2015 representa el resultado global que pretende conseguir un SGA. Se especifican los tres resultados previstos siguientes, pero las organizaciones pueden identificar otros adicionales:

• Mejora del desempeño ambiental.

• Cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.

• Logro de los objetivos ambientales.

Análisis y evaluación: aunque ya estaba implícito en la versión de 2004, la versión de 2015 contiene el requisito explícito de analizar y evaluar los resultados del seguimiento y medición, y de evaluar el desempeño ambiental. Además, hay un aumento del énfasis en la evaluación de la eficacia de acciones específicas tomadas y de la eficacia global del SGA.

1.4. Instrumentos para la pequeña y mediana empresa (pyme)

Un SGA aporta valor para todas las organizaciones, pero puede ayudar en particular a las pymes. Sus beneficios se pueden resumir en las siguientes categorías:

1) Elimina, minimiza y mitiga los impactos ambientales asociados con los productos y servicios ofrecidos por la organización.

2) Reduce costes y aumenta beneficios al evitar la contaminación y proteger el medio ambiente.

3) Crea una ventaja competitiva al proporcionar productos y servicios con menor impacto ambiental.

4) Impulsa el crecimiento por la apertura a nuevos clientes y mercados de exportación para productos y servicios que cumplen los requisitos de conformidad de ISO 14001.

5) Aumenta la credibilidad ante las partes interesadas externas y asegura la confianza del cliente.

6) Agiliza los procesos de negocio y aumenta la eficacia operacional al concentrarse en la mejora continua.

7) Ayuda a la organización a identificar y cumplir con los requisitos legales y otros requisitos aplicables.

Cada organización dispone de flexibilidad y autonomía para decidir el nivel de detalle y complejidad de un SGA, la extensión de la información documentada y los recursos dedicados a ello. Las decisiones pueden estar basadas en diversos factores, como el alcance del sistema, el tamaño de la organización y la naturaleza de sus actividades, productos y servicios. Esto es particularmente importante para las organizaciones más pequeñas.

1.5. Uso de esta guía

Esta guía proporciona orientación sobre los requisitos de ISO 14001:2015 y sobre cómo mejorar los procesos existentes en una organización para gestionar sus responsabilidades ambientales de forma que cumplan con ISO 14001. Puede ser usada por organizaciones de todo tipo y tamaño, sin importar la naturaleza de sus actividades. ISO 14001 puede ser implantada en su totalidad o en parte para mejorar de forma sistemática las prácticas de gestión ambiental.

Esta guía cubre cada uno de los apartados de la Norma ISO 14001: se ofrece una pequeña explicación de su importancia; se definen los términos claves; se explican los requisitos con el lenguaje más sencillo posible y se ofrecen ejemplos, herramientas y plantillas para ilustrar algunos métodos de implementación importantes. Se proporcionan consejos útiles y consideraciones especiales, recogidas de implementadores experimentados, y consejos sobre cómo usar procesos ya existentes como punto de partida. Se ponen de relieve la documentación y la información, así como vínculos importantes con otros elementos; estos vínculos representan apartados distintos que tienen requisitos relacionados. A continuación se proporciona una visión general de la estructura de la guía.

Aplicar un sistema de gestión ambiental	Este capítulo ofrece una visión de conjunto sobre lo que es un sistema de gestión ambiental ISO 14001 y sobre cómo ha beneficiado a las organizaciones, incluidas las pymes Se ofrecen sugerencias sobre cómo empezar el viaje para implementar un SGA
Comprender el contexto de la organización Fijar la dirección para el SGA Determinar los riesgos y oportunidades Establecer los procesos de soporte del SGA Mantener el control de los procesos del SGA Evaluar el desempeño del SGA Mejorar el SGA y el desempeño ambiental	Estos capítulos proporcionan orientación para ayudar al lector a comprender los requisitos de ISO 14001, junto con ejemplos y sugerencias sobre la forma de cumplir con estos requisitos
Integrar otros sistemas de gestión	Este capítulo ofrece orientación y consejos para implementar múltiples sistemas de gestión, cada uno de ellos con distintas disciplinas técnicas, como gestión de la calidad, seguridad y salud en el trabajo, seguridad alimentaria y otros
Evaluación de la conformidad	Este capítulo ofrece las opciones disponibles para una organización que desee demostrar su conformidad con ISO 14001. Se explican los cuatro métodos y se proporciona una descripción detallada de un proceso de certificación por tercero independiente
Caso práctico	Este capítulo ofrece un caso práctico de implementación de un SGA para una pyme ficticia de fabricación
Encontrar más información	Este capítulo proporciona referencias a fuentes de información que podrían resultar útiles para el lector

1.6. Por dónde empezar

Tanto si se está preparando para implementar por primera vez un SGA conforme con ISO 14001, como si pretende actualizar un SGA existente para cumplir con los requisitos de la versión 2015, la figura 1.3 le ofrece algunos pasos de planificación preliminar recomendables.

Figura 1.3. Planificación para un SGA